Správa IT pro firmy

Co znamená outsourcing IT a externí správa

Správa IT znamená, že se o techniku nemusíte starat vy. Počítače, servery, síť, zálohy, licence i aktualizace hlídáme průběžně, ne až když něco přestane fungovat.

Někdo tomu říká IT outsourcing, jinde outsourcing IT, externí IT oddělení nebo IT na paušál. Jde o totéž: máte k dispozici IT specialisty, aniž byste je museli zaměstnat.

A jeden rozdíl proti běžné IT firmě: u nás je pod stejným číslem i slaboproudá technika. Kamerový systém, zabezpečení, přístupy a docházka.

IT servis, IT specialista, nebo správa na paušál

Tři věci, které se často pletou. Rozdíl mezi nimi je v tom, kdy se platí a kdo nese odpovědnost.

IT servis je jednorázová oprava. Něco nefunguje, přijedeme nebo se připojíme, opravíme, vyfakturujeme. Dává smysl u firem, které mají techniky málo a poruchy výjimečně.

Vlastní IT specialista je zaměstnanec. Zná prostředí nejlíp ze všech. Je ale jeden, má dovolenou a v době jeho nepřítomnosti se neděje nic. Když odejde, odejde s ním i znalost.

Správa na paušál je to třetí. Tým místo jednoho člověka, dohled běžící průběžně a pevná měsíční částka. Nevýhoda je zřejmá, platíte i v měsících, kdy se nic nestalo. Výhoda se projeví přesně v tom měsíci, kdy se stane.

Která z těch tří variant je správná, se pozná podle jediné otázky. Jak dlouho firma vydrží, když technika stojí? Když je odpověď „den v pohodě", stačí IT servis. Když „hodinu a začínáme volat zákazníkům", potřebujete správu.

Nejčastěji to končí kombinací. Vlastní IT specialista na to, co zná nejlíp, a my na rutinu, dohled a zastupitelnost.

Když odejde váš ajťák

Nejčastější důvod, proč nás firmy oslovují, není nespokojenost s technikou. Je to chvíle, kdy člověk, který se o IT roky staral, odejde.

S ním odejdou hesla. Přístupy k doméně, k routeru, k zálohám, k licencím. A hlavně znalost toho, proč je co postavené tak, jak je. Ta nebyla nikde napsaná, protože to nikdo nepotřeboval.

Tuhle situaci přebíráme běžně a nepotřebujeme k tomu součinnost toho, kdo odešel. Projdeme, co ve firmě je, zdokumentujeme to, obnovíme přístupy, které chybí, a nastavíme to tak, aby příště znalost nebyla v hlavě jednoho člověka.

Příjemný týden to není. Ale je to jednou a po něm existuje dokumentace, ke které se dostane i někdo jiný než my.

A jedna věc navíc, na kterou se zapomíná: s ajťákem odcházejí i přístupy ke kamerám, k zabezpečení a k docházkovému systému. Ty přebíráme taky.

Kdy firma přeroste IT kamaráda

Skoro každá menší firma začíná u někoho známého. Šikovný člověk, který přijede večer a vezme si za to málo. Dokud je počítačů pět, funguje to výborně.

Přestává to fungovat ve chvíli, kdy se objeví tyhle věci: čeká se na něj, protože má svoji práci. Není zastupitelný, takže v době dovolené se neděje nic. A nikdo neví, co přesně ve firmě je, protože evidence je v jeho hlavě.

Není to jeho chyba, jen okamžik, kdy laskavost přestane stačit a potřebujete službu.

Co všechno přebíráme

Ne jenom počítače. Počítače, servery, zálohy, správu sítě a Wi-Fi, kamerový systém, zabezpečení, přístupy a docházku, slaboproud i silnoproud.

To je ten rozdíl proti běžné IT firmě: když spadne internet, nejede docházka nebo přestane nahrávat kamera, voláte pořád na stejné číslo. Nikdo vám neřekne, že tohle má na starosti někdo jiný.

Čtrnáct oblastí pod jednou střechou a jedno telefonní číslo na všechno.

IT služby pro firmy u nás nekončí u počítačů. Součástí správy je helpdesk pro firmy s tiketovým systémem, správa serverů a záloh, dohled nad sítí, evidence licencí a přístupových práv. A k tomu slaboproudá technika: kamery, zabezpečení, přístupy a docházka.

IT podpora pro firmy je jen jedna z těch položek. To, proč si nás firmy vybírají, je obvykle ta poslední. Běžná IT firma vám u kamery řekne, že to má na starosti někdo jiný.

Jak převzetí probíhá

1. Audit. Projdeme, co ve firmě fyzicky je: technika, servery, síť, licence, zálohy, kamery, přístupy. Obvykle se přitom najde i to, o čem nikdo nevěděl.
2. Dokumentace. Sepíšeme stav tak, aby se v něm vyznal i někdo, kdo u toho nebyl.
3. Přístupy. Dohledáme a obnovíme to, co chybí, a uložíme do správce hesel, ke kterému máte přístup i vy.
4. Nápravy. Řekneme, co je potřeba udělat hned, co počká a co je zbytečné. Včetně toho, co doporučujeme neřešit.
5. Provoz. Zapneme dohled a od té chvíle o většině závad víme dřív než vy.

První čtyři kroky trvají podle velikosti firmy dny až tři týdny. Provoz běží dál, nic se nevypíná.

Proaktivní dohled

Rozdíl mezi opravou a správou je v tom, kdy se o problému ví.

Zálohy a zařízení hlásí stav přímo našemu helpdesku. Docházející místo na disku, disk hlásící chyby, neproběhlá záloha, nedostupná kamera. O tom všem se dozvíme sami a řešíme to dřív, než to někdo pocítí.

Devět z deseti požadavků vyřešíme vzdáleně, bez čekání na výjezd.

Správa IT pro ordinace

Ordinace mají tři věci navíc proti běžné kanceláři: software, bez kterého se nedá ordinovat ani hodinu, citlivá data pacientů a napojení na zdravotní pojišťovny.

Proto u ordinací řešíme zvlášť zálohování zdravotnické dokumentace a zvlášť to, co se stane, když vypadne systém v půlce ordinačních hodin.

Kdy stačí IT firma a kdy vlastní člověk

Vlastní ajťák se vyplatí firmě, která ho uživí prací na plný úvazek a unese to, že je na jednoho člověka. IT firma se vyplatí tam, kde je práce nárazová, kde nesmí být výpadek kvůli dovolené a kde je potřeba někdo zastupitelný.

Nejčastější je třetí varianta: vlastní člověk na to, co zná nejlíp, a my na rutinu, dohled a na dobu, kdy je pryč.

Pracujeme po Ústeckém kraji a v Praze. Správa IT v Praze funguje stejně jako u nás za rohem, protože devět z deseti věcí se řeší vzdáleně.

Co zůstane na vás

Rozhodnutí, která nemáme dělat my. Nákup techniky schvalujete vy, stejně jako rozsah oprav a plán obměny. My dáváme podklad a doporučení.

A dvě věci, bez kterých to nejde: někdo u vás musí být člověkem, se kterým se domlouváme, a musíme se dozvědět o změnách. Nový zaměstnanec, nová pobočka, nový software. Když se to dozvíme dopředu, je to nastavení. Když až potom, je to oprava.

Co neděláme

Neprovozujeme opravnu počítačů a neděláme záchranu dat z poškozených disků. Nejsme obchod s technikou. Hardware a licence dodáváme, ale jako součást správy, ne přes pult.

Staráme se o firemní prostředí jako celek. To je něco jiného než opravit jeden notebook a rozloučit se.

Časté dotazy

Od kolika počítačů se správa IT vyplatí?

Rozhoduje spíš to, jestli má firma na koho se obrátit, než počet zařízení. Hranice bývá kolem deseti lidí, ale ordinace s pěti počítači a jedním nenahraditelným programem ji má dřív.

Musíme propustit vlastního ajťáka?

Ne. Často děláme opak: přebíráme rutinu a dohled, aby se váš člověk mohl věnovat tomu, co umí nejlíp.

Jak rychle reagujete?

Podle závažnosti a podle smlouvy. Konkrétní doby jsou vypsané na stránce technické podpory.

Jsme z druhého konce republiky, zvládnete to?

Devět z deseti věcí řešíme vzdáleně. U výjezdů záleží na dojezdu. Ozvěte se a řekneme na rovinu, jestli to dává smysl.

Můžete převzít IT, o kterém nic nevíme?

Ano, to je nejčastější situace vůbec. Začneme auditem a dokumentací.

Staráte se i o kamery a alarm?

Ano, a je to hlavní důvod, proč si nás firmy vybírají. Jinak by to byli dva dodavatelé a dvě čísla.

Jsme malá firma, vyplatí se nám IT firma, nebo jednorázový servis?

Do zhruba pěti počítačů a bez serveru bývá levnější jednorázový IT servis. Od okamžiku, kdy máte server, sdílená data nebo program, bez kterého se nedá pracovat, se správa vyplatí. Ne kvůli počtu zařízení, ale kvůli tomu, co se stane, když stojí.

Co když máme vlastního IT specialistu?

Často děláme opak, než firmy čekají. Nepřebíráme jeho práci, ale rutinu a dohled. Váš člověk se pak věnuje tomu, co umí nejlíp, a nemusí být k zastižení o dovolené.