Přístupové systémy

Docházkový systém pro zaměstnance

Docházkový systém zaměstnanců je v jádru jednoduchá věc: každý příchod a odchod se zaznamená sám, bez papíru a bez toho, aby to někdo musel přepisovat. Rozdíl mezi systémy není v tom, že by jeden uměl počítat lépe než druhý, ale v tom, jak se chová, když se něco pokazí. Když zaměstnanec zapomene čip, když je výpadek proudu, když se přidá směnný provoz nebo když přijde kontrola a chce podklady tři roky zpátky.

Proto systém nejdřív navrhujeme podle toho, jak u vás práce skutečně běží, a až potom vybíráme techniku.

Čipy, karty, nebo otisk prstu

Čip na klíčích je nejběžnější a nejlevnější. Nevýhoda je zřejmá: dá se půjčit. Pro běžnou kancelář to nevadí, pro provoz, kde se hlídají přesčasy, může.

Karta se hodí tam, kde už karty používáte na něco jiného: na kopírku, na stravenkový systém, jako vizitku s fotkou.

Otisk prstu vyřeší půjčování jednou provždy a nikdo ho nemůže zapomenout doma. Počítejte ale s tím, že se na něj část lidí dívá nelibě a že ve špinavém provozu čtečka otisků není ideální. V dílně nebo ve výrobě bývá lepší čip.

Systém se dá postavit i kombinovaně (čip pro dílnu, otisk pro kancelář). Vyhodnocuje se to pak dohromady.

Evidence docházky jako podklad pro mzdy

Evidence docházky má smysl teprve ve chvíli, kdy z ní jde něco vytáhnout. Systém proto nastavíme tak, aby na konci měsíce vypadl přehled, se kterým se dá rovnou pracovat: odpracované hodiny, přesčasy, nepřítomnosti, dovolené.

Přesčasy jsou důvod, proč většina firem s papírovou knihou nakonec skončí. Z papíru se nedají spočítat, aniž by nad tím někdo strávil odpoledne, a nedají se ani doložit, když se o ně někdo přihlásí zpětně.

Ze systému vypadnou výkazy pro HR, pro účetní i pro kontrolní orgány a exporty do mzdových systémů. Nemusí se nic přepisovat ručně.

Když zaměstnanec odejde

Klíč po výpovědi nevrátíte vždycky. Čip odeberete z počítače za deset vteřin a ve stejné chvíli přestane fungovat na všech dveřích i na bráně. Nikdo nemusí měnit vložky a nikdo nemusí řešit, kolik kopií si kdo za ta léta udělal.

Stejně tak jde přístup jen omezit, třeba vypnout o víkendech nebo mimo směnu, aniž by se člověku bral úplně.

Přístupový systém zaměstnanců: kdo smí kam

Docházka říká, kdy kdo přišel. Přístupový systém zaměstnanců řeší druhou polovinu: kam smí. Sklad, serverovna, archiv nebo kancelář vedení můžou mít každý vlastní pravidla a vy máte přehled, kdo a kdy prošel.

V praxi to nejčastěji řeší tři situace: cizí lidé v prostorách, kde nemají co dělat; ztráta přehledu o tom, kdo má klíče od čeho; a doložení, že do místnosti s citlivými daty se nedostane kdokoliv.

Čipový přístupový systém jde propojit s kamerami i se zabezpečením, takže všechno běží pod jedním systémem a nemusíte se učit tři různé programy.

Nemusíte mít vlastní server

Docházkový systém provozujeme jako hostovanou službu na naší infrastruktuře. Neznamená to jen, že nemusíte kupovat server. Znamená to, že se nemusíte starat o zálohy, o aktualizace ani o to, co se stane, když ten server jednou odejde.

Data se zálohují denně a šifrovaně. Dostupnost systému a reakční doby jsou popsané v servisní smlouvě. Systém odpovídá požadavkům GDPR i evidenci podle zákoníku práce a BOZP.

Terminály podporují čipy a karty (RFID), PIN i biometrii a kombinovat je jde v rámci jednoho systému.

Co určuje cenu

Cena se skládá ze dvou částí, které spolu nesouvisejí tak, jak by člověk čekal.

Jednorázově se platí technika a montáž: kolik dveří se osazuje, kolik terminálů a čteček a hlavně jestli se dá využít kabeláž, která už v objektu je. Ta poslední věc dělá největší rozdíl. Kde se dá navázat na stávající rozvody, je montáž otázkou jednoho až dvou dnů; kde se musí táhnout nové vedení, je to stavební práce a podle toho vypadá i cena.

Měsíčně se platí provoz systému: paušál podle počtu zaměstnanců a rozsahu funkcí. V něm je hosting, správa aplikace, monitoring, zálohování a podpora.

Proto nedáváme ceník na dálku. Přijedeme se podívat, změříme, co je k dispozici, a dáme nabídku, ve které je vidět, za co se platí.

Jak to probíhá

1. Přijedeme se podívat a projdeme provoz: kde se chodí, kdo kam potřebuje, co už v objektu je.
2. Navrhneme rozsah a dáme nabídku. V ní je i to, co doporučujeme neřešit.
3. Namontujeme, nastavíme a naimportujeme zaměstnance.
4. Zaškolíme toho, kdo to bude mít na starosti, obvykle mzdovou účetní nebo vedoucího provozu.
5. Systém zůstává náš k servisu. Nepředáváme ho a nemizíme.