„Odešel nám ajťák a nikdo nezná hesla“: jak se nestat rukojmím jednoho člověka

Jediný člověk zná hesla, zapojení sítě i to, kde běží zálohy. Co se stane, když odejde, a jak zajistit kontinuitu IT dřív, než to zjistíte v praxi.

Nejdražší heslo je to, které zná jen jeden člověk

Scénář, který známe z praxe až příliš dobře: firmě roky spravuje IT jeden člověk: zaměstnanec, živnostník nebo šikovný známý. Pak podá výpověď, onemocní, nebo se prostě přestane ozývat. A firma zjistí, že nikdo nezná hesla k serveru, routeru, doméně ani zálohám, neexistuje dokumentace a nikdo neví, co kde běží. Zlá vůle v tom obvykle není, jen know-how nikdy nemuselo opustit jednu hlavu. Riziko je to ale existenční.

Co všechno může být v jedné hlavě

Udělejte si rychlý test. Víte, kde je veden váš doménový účet a webhosting? Kdo má admin heslo k routeru a serveru? Kde přesně běží zálohy a kdo umí data obnovit? Na koho jsou psané licence a smlouvy s poskytovateli? Pokud je odpověď „to ví Franta“, máte problém i bez Frantova odchodu: nemocný nebo na dovolené je každý občas. A útočník, který kompromituje jediný všemocný účet, získá klíče od celé firmy.

Dokumentace: pojistka, která se píše v klidu

Základní obranou je dokumentace IT, která musí vzniknout v klidu, ne během krize. Patří do ní schéma sítě, seznam zařízení a serverů, přehled služeb a licencí, kontakty na dodavatele a popis záloh včetně postupu obnovy. Nemusí to být román; i pár přehledných stránek udržovaných při každé změně znamená, že firma dokáže fungovat, ať se s kýmkoli cokoli stane. Dokumentaci navíc oceníte i při jednání s bankou, auditorem nebo pojišťovnou.

Správa přístupů: hesla patří firmě, ne lidem

Druhý pilíř je zásada, že přístupy vlastní firma. Prakticky: firemní správce hesel s trezorem, ke kterému má nouzový přístup jednatel, admin účty oddělené od osobních, nejdůležitější služby (doména, e-mail, cloud) registrované na firemní kontakty, a dvoufaktorové ověření s náhradními kódy uloženými bezpečně mimo jednu konkrétní osobu. Ke správě přístupů patří i proces odchodu (komu se co odebírá a kdo to kontroluje), jak popisujeme v článku o IT onboardingu a offboardingu.

Předávací protokol a plán kontinuity

Když IT člověk odchází, trvejte na řádném předání: aktualizovaná dokumentace, předávací protokol s výčtem přístupů, změna všech hesel, která znal, a převod účtů na firmu. Ideálně s překryvem, kdy nástupce nebo externí správce přebírá agendu za chodu. A pro jistotu mějte plán kontinuity: kdo firmu technicky podrží, než se situace vyřeší. Firmy, které tohle podcenily, platí za znovuzískání vlastních systémů časem, penězi i reputací.

Tuhle situaci přebíráme běžně a bez součinnosti toho, kdo odešel. Prostředí projdeme, zdokumentujeme a obnovíme přístupy. Je to první krok, když firma předává externí správu IT nám.

Nezávislost na jednom člověku je služba, kterou umíme

V MAGNAPRO přebíráme IT po odcházejících správcích běžně, včetně situací, kdy se předává málo nebo nic. Zmapujeme systémy, obnovíme kontrolu nad přístupy, sepíšeme dokumentaci a nastavíme správu tak, aby firma už nikdy nevisela na jediné hlavě. Jestli vás tenhle článek trefil, nečekejte na výpověď: ozvěte se a probereme, jak vaši firmu pojistit.

Nezávazná poptávka  ← Zpět na blog