Tiskárny bez nervů: jak zkrotit firemní tisk jednou provždy

Netiskne, tiskne jinam, sken nedorazil, toner došel v pátek odpoledne. Proč firemní tisk pořád zlobí a jak ho nastavit, aby prostě fungoval.

Proč zrovna tiskárny? Anatomie věčného problému

Firemní tisk je s přehledem nejčastější zdroj drobných IT nervů. Důvod je prostý: tiskárna je mechanické zařízení zapojené do sítě, o které se typicky nikdo soustavně nestará. Každý počítač má jiný ovladač, tiskárny se připojují přes USB k jednomu stroji a ten je sdílí dál, skenování si každý nastavil po svém. Výsledek: když cokoli v tom řetězu zaškobrtne, tisk stojí a nikdo neví proč. Přitom recept na klid existuje.

Základ klidu: síťový tisk místo sdílení přes počítač

Nejčastější konstrukční chyba je tiskárna připojená přes USB k jednomu počítači a sdílená ostatním. Když ten počítač spí, restartuje se nebo ho kolega vypne, netiskne nikdo. Řešením je síťová tiskárna: zapojená rovnou do sítě kabelem, s vlastní pevnou adresou, dostupná všem bez prostředníka. Jednotné ovladače na všech stanicích a rozumné pojmenování („Tiskárna účtárna“, ne „HP LaserJet (kopie 3)“) pak srazí počet záhad na minimum.

Skenování, které dorazí: do cloudu, ne do ztracena

Druhá kapitola nervů: skenování. Sken do e-mailu přestane chodit po každé změně hesla nebo zpřísnění poštovního serveru. Spolehlivější je skenovat do sdílené síťové složky, nebo rovnou do firemního cloudu. Dokument se objeví ve správné složce, je dohledatelný a přístupný odkudkoli, i pro kolegy na home office. Jak takové sdílení dokumentů funguje v praxi, ukazuje článek o vychytávkách MagnaCloudu.

Náklady na stránku: nenápadná díra v rozpočtu

Tisk má i ekonomickou stránku, kterou málokdo počítá. Levná inkoustová tiskárna s drahými náplněmi vyjde při firemních objemech násobně dráž než pořádná laserová se sítí a duplexem. Roli hraje cena za vytištěnou stránku, spolehlivost podavačů i to, kolik různých modelů (a tedy tonerů) ve firmě držíte. Sjednocení na pár osvědčených strojů zjednoduší zásoby tonerů, servis i ovladače. Účetní uvidí rozdíl na fakturách.

Údržba a dohled: toner objednaný dřív, než dojde

Tiskárny odvděčují péči jako málokterá technika. Aktuální firmware zaceluje bezpečnostní díry (i tiskárna je počítač v síti), pravidelné čištění prodlužuje životnost a dohledový systém hlásí docházející toner dopředu, takže nový je připravený dřív, než starý dojde v pátek v pět. Za zvážení stojí i pravidla: oboustranný tisk jako výchozí a černobílý tam, kde barva není potřeba, ušetří překvapivé částky ročně.

Firemní tisk je klasický případ věci, kterou nikdo nevlastní, dokud nepřestane fungovat. Proto ji bereme jako součást externí správy IT.

Uděláme z tisku nudu, a to je kompliment

V MAGNAPRO nastavujeme firemní tisk tak, aby o něm nebylo slyšet: síťové tiskárny s jednotnými ovladači, skenování do cloudu, hlídání tonerů a rozumné náklady na stránku. Jestli u vás tiskárny patří k dennímu folklóru, ozvěte se nám. Zkrotíme je jednou a pořádně.

Nezávazná poptávka  ← Zpět na blog