Stěhování firemních dat do cloudu krok za krokem

Migrace do cloudu nemusí znamenat zastavený provoz a týden chaosu. Jak vypadá přechod v pěti krocích: audit, plán, pilot, migrace a zaškolení lidí.

Migrace do cloudu není skok, ale řízený přesun

Stěhování firemních dat do cloudu má u mnoha firem pověst riskantní operace: co když se něco ztratí, co když lidi nebudou umět pracovat, co když se firma na dva dny zastaví? Dobrá zpráva je, že žádná z těchto obav se nemusí naplnit. Migrace do cloudu je řemeslo s osvědčeným postupem: audit, plán, pilot, migrace, zaškolení. Když se kroky dodrží, provoz firmy běží po celou dobu a uživatelé jednoho rána prostě začnou otevírat soubory z nového místa.

Krok 1: Audit, který zjistí, co vlastně máte

Každá migrace začíná inventurou. Kde všude firemní data žijí: na serveru, na sdílených discích, v počítačích jednotlivců, v e-mailových přílohách, na USB discích v šuplících? Kolik toho je, co z toho se skutečně používá a co jsou léta netknuté archivy? Kdo má mít k čemu přístup? Audit typicky odhalí překvapení: duplicitní kopie stejných složek, citlivé dokumenty přístupné všem nebo data, o kterých nikdo nevěděl. Právě audit rozhoduje o tom, jak hladce zbytek migrace proběhne.

Krok 2: Plán struktury, přístupů a pořadí

Na základě auditu vzniká plán: nová struktura složek (ideálně jednodušší než ta stará), přístupová práva podle rolí místo historických výjimek a pořadí stěhování po odděleních nebo agendách. Součástí plánu je i volba cílového prostředí, buď velké zahraniční platformy, nebo český cloud s daty v ČR. Srovnání obou cest najdete v článku o výběru firemního cloudu. Plán také určí, co se stěhovat nebude: mrtvé archivy stačí jednorázově odložit do levného archivního úložiště.

Krok 3: Pilot na malém vzorku

Před ostrým přesunem se migrace vyzkouší nanečisto na jednom oddělení nebo agendě. Pilot ověří rychlost přenosu, zachování přístupových práv, chování diakritiky a dlouhých názvů souborů i to, jak se s novým prostředím pracuje na počítačích, mobilech a ve sdílení navenek. Cokoli pilot odhalí, opraví se v plánu. To je celý jeho smysl: chyby se mají odehrát na vzorku, ne na celé firmě. Zkušenosti pilotních uživatelů se navíc hodí při pozdějším školení kolegů.

Krok 4: Migrace o víkendu a bez zastavení provozu

Samotný přesun dat probíhá tak, aby ho firma nepoznala. Větší objemy se kopírují průběžně na pozadí několik dní předem a o víkendu se jen dosynchronizují poslední změny a přepnou přístupy. V pondělí ráno lidé najdou soubory na novém místě, staré úložiště zůstává po dohodnutou dobu v režimu jen pro čtení jako pojistka. Nic se nemaže hned. Teprve když se pár týdnů nikdo pro nic nevrátí, staré prostředí se archivuje a vypne.

Nejrizikovější část stěhování není přenos, ale ověření, že se přeneslo všechno. Proto ho děláme jako řízenou migraci serverů a dat.

Krok 5: Zaškolení, protože bez lidí to nefunguje

Technicky zvládnutá migrace může přesto selhat, když lidé novému prostředí nerozumějí a začnou si soubory posílat e-mailem postaru. Proto na přepnutí navazuje krátké praktické školení: kde co najdu, jak sdílím dokument kolegovi i klientovi, jak pracuji offline a kam se obrátit, když si nevím rady. Osvědčuje se určit v každém týmu jednoho zdatnějšího „ambasadora" a nechat prvních pár týdnů rychlou podporu na telefonu.

Přestěhujeme vás do MagnaCloudu

V MAGNAPRO máme celý tento postup zažitý, od auditu přes pilotní provoz až po školení. Firmy stěhujeme do MagnaCloudu, českého cloudu na našich vlastních serverech, kde mají dokumenty, poštu i zálohy pohromadě. Přemýšlíte o cloudu, ale bojíte se přechodu? Napište nám a probereme, jak by migrace vypadala právě u vás.

Nezávazná poptávka  ← Zpět na blog