E-mail na vlastní doméně: proč firma nemá psát z @seznam.cz

Adresa firma123@seznam.cz vypadá levně a přesně tak působí i na zákazníky. Co všechno firemní e-mail na vlastní doméně řeší a jak na něj přejít bez ztráty pošty.

První dojem dělá i e-mailová adresa

Firemní e-mail na vlastní doméně je dnes stejná samozřejmost jako vizitka nebo web. Když zákazníkovi přijde nabídka z adresy typu firma.novak123@seznam.cz, podvědomě si položí otázku, jak vážně to firma myslí a jestli vůbec jde o firmu, ne o podvodníka. Adresa jmeno@vasefirma.cz naopak okamžitě říká, kdo píše a za koho. Důvěryhodnost e-mailu je součástí značky a u prvního kontaktu často rozhoduje víc než obsah zprávy.

Kdo vlastně vlastní vaši firemní poštu

Méně viditelný, ale závažnější problém je kontrola. Schránku na freemailu si typicky založil konkrétní člověk na své jméno a heslo zná jen on. Když z firmy odejde, odejde s ním i historie objednávek, komunikace se zákazníky a přístup ke službám, které jsou na tu adresu registrované. U pošty na vlastní doméně patří schránky firmě: administrátor může účet předat nástupci, nastavit automatickou odpověď nebo přeposílání a žádná komunikace se neztratí. Odchod zaměstnance se tak změní z krize na běžný administrativní úkon.

SPF a DKIM lidsky: aby vaše pošta nekončila ve spamu

S vlastní doménou souvisí dvě zkratky, které stojí za to znát. SPF je záznam u domény, který světu říká, které servery smějí posílat poštu vaším jménem. Je to něco jako seznam zmocněnců. DKIM přidává ke každé odeslané zprávě digitální podpis, podle kterého příjemce pozná, že zprávu cestou nikdo nezměnil a opravdu pochází od vás. Bez správně nastaveného SPF a DKIM končí i poctivé firemní e-maily ve spamu a zároveň je snazší vaši adresu zneužít k podvodům. Nastavují se jednorázově a pak jen fungují.

Kolik to stojí a co k tomu potřebujete

Vstupní náklady jsou nižší, než se čeká. Vlastní doména stojí řádově stokoruny ročně a většina firem ji už kvůli webu stejně má. K tomu potřebujete poštovní službu, která na doméně schránky provozuje: buď velké zahraniční platformy, nebo český firemní cloud, kde máte poštu, kalendáře a dokumenty pohromadě a data zůstávají v ČR. Druhou cestu nabízí MagnaCloud; co všechno kromě pošty umí, jsme sepsali v článku o vychytávkách MagnaCloudu.

Jak proběhne přechod bez ztráty jediné zprávy

Přechod na vlastní doménu má osvědčený postup. Nejprve se založí nové schránky a nastaví doména včetně SPF a DKIM. Poté se přenese historie pošty ze starých schránek. To jde udělat hromadně, včetně složek. Na staré adrese se ponechá přeposílání a automatická odpověď s novou adresou, takže žádná zpráva nezapadne. Nakonec se postupně aktualizují registrace u služeb, které na starou adresu chodí. Celé to zvládnete bez jediného dne výpadku, protože pošta běží po celou dobu.

Přechod ze schránky u poskytovatele na vlastní doménu je dvouhodinová práce, kterou se vyplatí udělat najednou a pořádně. Děláme ji v rámci outsourcingu IT.

Přejděte na firemní e-mail s MAGNAPRO

V MAGNAPRO převádíme firmy na poštu na vlastní doméně běžně: zařídíme doménu, schránky v MagnaCloudu, správné nastavení SPF a DKIM, přenos historie i zaškolení lidí. Vy jen řeknete, jaké adresy chcete. Pokud vaše firma stále píše z freemailu, napište nám. Spočítáme vám přechod a provedeme vás jím krok za krokem.

Nezávazná poptávka  ← Zpět na blog